Arşiv depolama, düzenli kullanmadığınız fiziksel belgeleri tanımlanmış bir düzen içinde saklamanıza yardımcı olur. Amaç yalnızca ofiste yer açmak değildir: ihtiyaç duyulan dosyanın bulunabilmesi, teslim hareketlerinin izlenmesi ve erişimin yetkilendirilmesi de planın parçasıdır.
Depolamadan önce belge envanteri hazırlayın
Belgeleri bölüm, konu ve tarih aralığına göre sınıflandırın. Her koliye benzersiz bir kod verin. Koli listesinde sorumlu bölüm, içerik grubu ve tarih aralığı bulunsun. Dış etikete gereksiz kişisel veya hassas bilgi yazmayın; ayrıntılı listeye erişimi sınırlandırın.
Saklama süresini ayrıca belirleyin
Her belge türü için aynı saklama süresi geçerli olmayabilir. Süre ve imha kararını, kurumunuzun sorumlu birimi ve gerekli uzmanlık desteğiyle belirleyin. Depolama sözleşmesi tek başına bir belgenin ne zaman imha edilebileceğine karar vermez.
Ortam ve erişim koşullarını sorun
Kâğıt arşiv için nem, su, toz ve yangın risklerine karşı uygulanan önlemleri öğrenin. Koli yerleşimi, alan temizliği ve teslim yetkileri hakkında bilgi alın. Belge içeriğine erişim gerekip gerekmediğini, kapalı kolinin nasıl teslim alındığını ve kayıt tutulup tutulmadığını netleştirin.
Geri çağırma sürecini deneyin
- Talebi kimin iletebileceğini belirleyin.
- İstenen koli kodunu ve teslim yerini bildirin.
- Hazırlık süresini ve taşıma ücretini teyit edin.
- Gelen koliyi teslim listesiyle karşılaştırın.
- Geri dönen koliyi aynı kodla envantere işleyin.
Sık istenen dosyaları diğerlerinden ayırmak, gereksiz koli hareketini azaltabilir. Tarama veya dijitalleştirme gerekiyorsa bunun ayrıca sunulup sunulmadığını, kapsamını ve erişim koşullarını sorun; fiziksel depolamanın otomatik olarak bu hizmetleri içerdiğini varsaymayın.
Arşiv depolama hizmetini inceleyin. Koli adedi, tahmini süre ve erişim ihtiyacınızı paylaşarak yazılı teklif isteyin.