Ofis taşınması, şube kapanışı, dönemsel stok artışı veya şirket tasfiyesi sırasında mobilya ve ekipmanların bir süre saklanması gerekebilir. Ticari depolama hazırlığında ilk adım, hangi eşyaların tutulacağına ve teslim yetkisinin kimde olacağına karar vermektir. Bu rehber fiziksel eşya hazırlığına odaklanır; şirket tasfiyesinin hukuki veya mali işlemlerini kapsamaz.
Envanteri kullanım amacına göre ayırın
- Yeni ofiste kullanılacak mobilya ve ekipmanlar.
- Satış veya başka bir birime teslim için bekletilecek eşyalar.
- Mevsimsel ya da dönemsel ihtiyaç için tutulan stoklar.
- Ayrı saklama ve erişim planı gerektiren belgeler.
Her parçaya veya koliye bir kod verin. Listeye adet, ölçü, bulunduğu bölüm ve mevcut durum bilgisini ekleyin. Elektronik cihazlarda model ve seri numarasını kaydedin. Hasarlı veya eksik parçaları teslimden önce fotoğraflayın.
Taşınma ve tasfiyede teslim yetkisini netleştirin
Depoya teslimi kimin yapacağını, eşya çıkışını kimin onaylayacağını ve bildirimlerin hangi kurumsal iletişim adresine gönderileceğini belirleyin. Şirket içindeki görev değişikliklerinde yetki listesini güncel tutun. Tasfiye veya satış kararı bulunan eşyalarda işlem yetkisini kurumunuzun sorumlu birimiyle netleştirin.
Alan ihtiyacını ve erişim sıklığını birlikte düşünün
Uzun süre bekleyecek mobilyalar ile düzenli çıkışı yapılacak ürünleri aynı biçimde planlamayın. Paletli teslim, raf ihtiyacı, kısmi eşya alımı ve araç yükleme koşullarını önceden sorun. Özel ortam gerektiren ürünleri açıkça belirtin.
Teklifte hangi kalemler olmalı?
Depolama alanı veya hacmi, kira dönemi, taşıma, paketleme, giriş-çıkış işlemleri ve geri teslim bedellerini ayrı görün. KDV, sigorta kapsamı, süre uzatımı ve fiyat değişikliği koşullarını yazılı kontrol edin. Sadece başlangıçtaki aylık ücretle karar vermeyin.
Çıkışta envanteri kapatın
Eşyalar teslim edilirken kod ve adetleri ilk listenizle karşılaştırın. Kısmi çıkışlarda kalan envanteri güncelleyin. Arşiv belgeleri için eşya listesinden ayrı bir kayıt ve yetkili erişim düzeni oluşturun.
Ticari depolama, paletli ürün depolama ve arşiv depolama seçeneklerini inceleyin; envanter listenizle teklif isteyin.